1.Peran
Komunikasi didalam Organisasi
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan,
ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Dengan kata lain , komunikasi
yaitu di ibaratkan sebuah alat untuk menyampaikan sebuah gagasan, ide bahkan
sebuah sugesti , dll. Dengan komunikasi , setiap masalah antar individu bahkan
kelompok bisa teratasi , bahkan dengan kurang berkomunikasi seorang suami -
isrti pun bisa renggang hubungannya.
Dari pernyataan diatas , bisa kita simpulkan betapa pentingnya komunikasi dalam
kehiduapan kita . baik di dalam lingkungan keluarga, masyarakat , dan
organisasi
Menarik rasanya kalau saya menjawab pertanyaaan yaitu
Apa peranan komunikasi di dalam sebuah organisasi ?
Sebelum saya menjelaskan apa sih peranan komunikasi dalam organisasi ,
sebaiknya baca dahulu pengertian komunikasi dalam organisasi berikut menurut
pakarnya yaitu
Dalam sebuah organisasi setiap orang yang terlibat didalamnya ketika
melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya baik selaku pimpinan diberbagai
tingkatan maupun para staf , agar pekerjaannya dapat terlaksana dengan lancar
dan harmonis untuk mencapai tujuan bersama yang disepakati dan ditetapkan, maka
unsur kerjasama harus senantiasa tercipta dengan baik. Dengan terjadinya proses
kerjasama maka unsur komunikasipun dengan sendirinya akan tercipta dalam sebuah
organisasi, karena apapun bentuk instruksi, informasi dari pmpinan ke bawahan
maupun sebaliknya telaahan, masukan, laporan dari bawahan ke pimpinan, antara
sesama bawahan senantiasa dilakukan melalui proses komunikasi“. Semua aktivitas
kebanyakan dicakup dalam komnikasi, dimana komunikasi merupakan dasar bagi
tindakan dan kerja sama “.(A.W. Widjaya dan Arsyik Hawab, 1987:47).
kesimpulan dari pengertian diatas , bahwa setiap aktivitas dalam oranisasi atau
perusahaan antar karyawan dari atasan sampai bawahan membutuhkan proses
komunikasi , Jadi betapa pentingnya peranan komunikasi dalam sebuah
organisasi adalah sangat penting , karena komunikasi bagaikan aliran
darah dalam tubuh manusia yang membawa oksigen , sari makanan , dan zat lainnya
yang di salurkan ke seluruh organ tubuh.
Begitupun organisasi yaitu tidaklah berjalan secara efektif dan efisien
kalau kurangnya komunikasi , bahkan banyak antar karyawan yang mengalami
masalah di sebuah perusahaan karena terjadi miss comunication.
Jadi menurut saya dengan banyak berkomunikasi tidak akan merugikan kita ,
karena itu semua akan membuka wawasan kita yang sebelumnnya tidak tahu jadi
tahu , dan tidak mengerti jadi mengerti
begitupun di organisasi , komunikasi harus dijunjung tinggi terutama atasaan
harus sering-sering berkomunikasi dengan bawahannya , meminta mereka untuk
memberikan gagasan, saran , dan kritik . sehingga kegiatan organisasi dapat
berjalan sesuai yang diharapkan.
A.
Pengertian Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam
kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005).
Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri
dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di
dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan
dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan
surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui
secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada
anggotanya secara individual.
Komunikasi
dalam organisasi adalah juga dapat diartikan sebagai komunikasi di suatu
organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan
khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja
sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi (Effendy,1989:
214).
Komunikasi
memelihara motivasi dengan memberikan penjelasan kepada para karyawan tentang
apa yang harus dilakukan, seberapa baik mereka mengerjakannya dan apa yang
dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja jika sedang berada di bawah standar
(Robbins, 2002).
B.
Hubungan Ilmu Komunikasi dengan Organisasi
Korelasi antara
ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus
kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu
komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam
organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai,
bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya.
Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah
untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi
tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi
dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilakukan.
C.
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Sendjaja (1994)
menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:
a. Fungsi informatif
Organisasi
dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh
anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih
banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap
anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti.
Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu
kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam
organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk
melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan,
jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
b. Fungsi regulatif
Fungsi ini
berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.
Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:
Berkaitan
dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang
memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga
memberi perintah atau instruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan
sebagaimana semestinya.
Berkaitan
dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.
Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh
dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
c. Fungsi persuasif
Dalam mengatur
suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil
sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang
lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab
pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan
kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan
kekuasaan dan kewenangannya.
d. Fungsi integratif
Setiap
organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat
melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang
dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu:
Saluran
komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin,
newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.
Saluran
komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat
kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan
aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar
dalam diri karyawan terhadap organisasi.
D.
Proses Komunikasi dalam Organisasi
Terdapat 2
proses komunikasi dalam organisasi, yaitu proses komunikasi internal dan proses
komunikasi eksternal.
a. Komunikasi Internal
Merupakan
pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu
perusahaan dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara
horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan
(operasi dan manajemen).
Adapun Empat
Dimensi Komunikasi dalam organisasi, yaitu :
·
Downward communication
Yaitu
komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran
manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas
ke bawah ini adalah:
-
Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
-
Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk
dilaksanakan (job retionnale)
-
Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures
and practices)
-
Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
·
Upward communication
Yaitu komunikasi
yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya.
Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:
-
Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah
dilaksanakan
-
Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas
yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
-
Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
-
Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun
pekerjaannya
Komunikasi ke
atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil
manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari
bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat
amat sulit:
-
Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka
-
Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami
pegawai
-
Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai
-
Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang
disampaikan pegawai
·
Horizontal communication
Yaitu
komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang
memiliki kedudukan yang setara.
Fungsi arus
komunikasi horisontal ini adalah:
-
Memperbaiki koordinasi tugas
-
Upaya pemecahan masalah
-
Saling berbagi informasi
-
Upaya pemecahan konflik
-
Membina hubungan melalui kegiatan bersama
·
Interline communication
Yaitu tindak
komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis
staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya
tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat
banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang
lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan
kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.
b. Komunikasi Eksternal
Adalah
komunikasi antara pimpinan organisasi (perusahaan) dengan khalayak audience di
luar organisasi. Contoh dari komunikasi eksternal, yaitu :
-
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak yang bersifat informatif.
Contohnya adalah Majalah, Press release/media release, Artikel surat kabar atau
majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll.
-
Komunikasi dari khalayak kepada organisasi.
E.
Gaya Komunikasi
Gaya komunikasi
atau communication style akan memberikan pengetahuan kepada kita tentang
bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu organisasi ketika mereka
melaksanakan tindakan berbagi informasi dan gagasan. Sementara pada pengaruh
kekuasaan dalam organisasi, kita akan mengkaji jenis-jenis kekuasaan yang
digunakan oleh orang-orang dalam tataran manajemen sewaktu mereka mencoba
mempengaruhi kemampuan berkomunikasi dalam organsasi, kita akan diajak untuk
memikirkan bagaimana mendefinisikan tujuan kita sehubungan dengan tugas dalam
organisasi, bagaimana kita memilih orang yang tepat untuk diajak bekerjasama
dan bagaimana kita memilih saluran yang efektif untuk melaksanakan tugas
tersebut.
Gaya komunikasi
(communication style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku antarpribadi
yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a specialized
set of intexpersonal behaviors that are used in a given situation).
Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi yang
dipakai untuk mendapatkan respon atau tanggapan tertentu dalam situasi yang
tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya komunikasi yang digunakan, bergantung
pada maksud dari pengirim (sender) dan harapan dari penerima (receiver).
a.
The Controlling style
Gaya komunikasi
yang bersifat mengendalikan ini, ditandai dengan adanya satu kehendak atau
maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan
orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan
nama komunikator satu arah atau one-way communications.
Pihak-pihak
yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian
kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan.
Mereka tidak
mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak
mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan
balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para
komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang
lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa
orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.
Pesan-pesan yag
berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar
dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa
yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering dipakai
untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan
pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat
mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain
memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.
b.
The Equalitarian style
Aspek penting
gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of
communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal
secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way traffic of
communication).
Dalam gaya
komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap
anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana
yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan
setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama.
Orang-orang
yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang
yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan
yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup
hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi
dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja
sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu
permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin
berlangsungnya tindakan berbagi informasi (share) di antara para anggota dalam
suatu organisasi.
c.
The Structuring style
Gaya komunikasi
ini lebih memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna
memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan
serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian
kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi
tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam
organisasi tersebut.
Stogdill dan
Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan
dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi
atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa
pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu
merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi,
kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang
muncul.
d.
The Dynamic style
Gaya komunikasi
yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau
sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan
(action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh
para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen
atau saleswomen).
Tujuan utama
gaya komunikasi yang agresif ini adalah menstimulasi atau merangsang pekerja
ataupun karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya
komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang
bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai
kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.
e.
The Relinguishing style
Gaya komunikasi
ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan
orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan
(sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.
Pesan-pesan
dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang
bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti
serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang
dibebankannya.
f.
The Withdrawal style
Akibat yang
muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya
tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi
dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi
yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.
Dalam deskripsi
yang kongkrit adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan
dalam persoalan ini”. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri
dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk
menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak
layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi.
Kesimpulan
· Organisasi adalah suatu tempat dimana terdapat kesamaan tujuan untuk
mencapainya bersama-sama melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas dimana
manajemen mengordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola
struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.
· Komunikasi dalam organisasi adalah juga dapat diartikan sebagai komunikasi
di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun
dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan
kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi
(Effendy,1989: 214).
· Komunikasi memiliki empat fungsi, yaitu fungsi informatif, regulatif,
persuasif, dan integratif.
· Terdapat 2 proses komunikasi dalam organisasi, yaitu proses komunikasi
internal dan proses komunikasi eksternal.
· Gambaran umum yang diperoleh dari uraian mengenai gaya komunikasi di atas
adalah bahwa the equalitarian style of communication merupakan gaya komunikasi
yang ideal. Sementara tiga gaya komunikasi lainnya: structuring, dynamic dan
relinguishing dapat digunakan secara strategis untuk menghasilkan efek yang
bermanfaat bagi organisasi. Dan dua gaya komunikasi terakhir: controlling dan
withdrawal mempunyai kecenderungan menghalangi berlangsungnya interaksi yang
bermanfaat.
Yudistira
2KA31
17111629
softskill3
